Configurer l’archivage automatique sur Outlook 2013

Vous pouvez avoir besoin d’archiver votre messagerie Outlook pour libérer de l’espace du serveur ou tout simplement pour garder une sauvegarde de vos mails. L’archivage automatique vous permettra d’automatiser cette tâche. Nous verrons ici comment configurer l’archivage automatique sur Outlook 2013.

Ouvrez Microsoft Outlook puis cliquez sur  l’onglet Dossier, puis cliquez sur paramètres d’archivage automatique.

Dans la boite de dialogue “Propriétés de Boite de réception”, sélectionner l’onglet Archivage automatique puis sélectionner Archiver les éléments dans ce dossier à l’aide des paramètres par défaut. Ensuite, cliquez sur Paramètres d’archivage par défaut…

Nous voilà dans la boite de dialogue concernant la configuration de l’archivage automatique. Ici, la configuration dépendera de vos besoins, ou encore de votre la fréquence de réception de mails et de la taille maximum de votre boite mail.

Personnellement, je lance l’archivage automatique, tous les 30 jours. Pour ceux comme moi, qui préfere garder un minimum le contrôle sur l’archivage automatique, vous pouvez cocher la case Demander avant l’éxécution de l’archivage automatique cela permettra d’avoir une boite de dialogue qui vous permettra de confirmer l’archivage des mails.

Je ne préconise pas de cocher l’option Supprimer les éléments arrivés à terme (dossiers de messagerie seulement). Cette option n’est pas sélectionnée par défaut. Elle permet de supprimer les messages électroniques une fois qu’ils ont atteint leur durée maximale. Cette durée est, par défaut, de six mois pour les éléments de brouillon et de boîte de réception et de trois mois pour les éléments envoyés. Cependant, vous pouvez modifier ces durées à l’aide de l’option Effacer les éléments plus anciens que.

Archiver ou supprimer les anciens éléments :  Vous devez choisir cette option si vous souhaitez que l’archivage automatique archive tout ou partie des éléments lorsqu’ils expirent. Cette option active les autres options qui vous permettent de décider quels sont les éléments à archiver et ceux à supprimer lorsqu’ils atteignent la fin de la durée maximale. Définissez ensuite les autres paramètres à appliquer à l’archivage et à la suppression.

Effacer les éléments plus anciens que  Choisissez le paramètre par défaut désignant les éléments à archiver compte tenu de leur ancienneté, en jours, en semaines ou en mois. La période définie peut aller d’un jour à 60 mois. Attention, ici « Effacer » signifie ici archiver (ou stocker) des éléments, et non « supprimer ».

Pour finir, désigner un emplacement ou votre fichier d’archive (.PST) sera stocké.

Par défaut, le fichier d’archivage sera appelé “Archive”. Si vous le souhaitez, vous pouvez renommer votre archive outlook.